【オンライン商談の進め方】
ツール比較から資料作成のコツまでを徹底解説!

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投稿者:NAITO KAZUKI

昨今、新型コロナウイルスの影響により商談の場はオンラインへと移行。「新しい日常」が見られるようになってきました。そうした中、うまくオンライン商談へ切り替えることができた方もいれば、そうでない方もいるのではないでしょうか?
この記事ではオンライン商談を重ねる中で見えてきた悩みや課題をまとめ、その解決策をご紹介致します。

オンライン商談の導入・利用の実態

現在、オンライン商談を導入している企業の割合と、よく聞かれる悩みや課題を紹介いたします。
※出典:bellFace(ベルフェイス)
緊急事態宣言発令時(2020/4/7)の対象地域7都府県に対し調査。

2020年4月7日の段階でオンライン商談を導入している企業は52.0%です。これに新型コロナウイルス感染症対策をきっかけにオンライン商談を初めて導入した企業や、本格的に活用し始めた企業を合わせると、オンライン商談を導入している企業は全体で76.6%に上ります。

※出典:bellFace(ベルフェイス)

新型コロナウイルス感染症の影響でオンライン面談の普及率が一気に上がった一方で、さまざまま悩みや課題も出てきています。その中で最も多いのが「音声が安定しない」で、次いで多いのが「画面が固まる」「先方の空気感がはかりづらい」「準備に時間がかかる」でした。ほかに、配信環境やコミュニケーション、資料の準備に関する悩みや課題が明らかになっています。

※出典:bellFace(ベルフェイス)

オンライン商談の悩みや課題

それではオンライン商談における悩みや課題を、もう少し詳しく見ていきたいと思います。

コミュニケーションのコツがつかみづらい

オンライン商談は対面に比べ、雑談やアイスブレイクの時間が取りづらく、オフィシャルな雰囲気の中で進みます。その結果、相手の反応も読み取りづらく、うまく伝わっているのか不安なまま商談が終わってしまうことも少なくありません。

時間に制限がある

対面の商談にも時間の制限はありますが、オンライン商談も例外ではありません。オンライン商談は画面越しにコミュニケーションを取るため集中力が切れやすく、その結果タイトな時間設定が望まれるからです。また、使用するツールによっては商談時間にも制限が生じます。こうしたことから、せっかくオンライン商談の場を設けても手持ちの資料を一方的に説明するだけで終わってしまい、ヒアリングの時間を十分取ることができないこともあるのです。

配信環境に関するリテラシーの問題

配信環境に対して双方にある程度のリテラシーがないと、オンライン商談は成立ちません。よくあるトラブルとしては

  • インターネット環境が不安定で配信が途切れる
  • 音声が安定しない
  • 画面共有がうまくいかない
  • セキュリティの問題(配信場所や画面共有による情報漏洩)

などが挙げられます。オンライン商談はそれぞれの配信環境やインターネット環境に品質が左右されてしまいます。そのため、商談を行う側は、配信ができない場合の対策を講じておくことが重要と言えるでしょう。

アプリケーションの切り替えがうまくいかない

オンライン商談では進行に合わせて、ウェブサイトの表示やPDF・パワーポイントの資料を共有することが多くなります。複数のアプリケーションの切り替えがスムーズにいかないと、オンライン商談の支障となります。

対面でないと説明のしづらい商品やサービスがある

商品やサービスによっては、言葉で伝えられるものと、情緒に訴えることで伝わるもの(スタッフのホスピタリティ、プロダクトを利用することで得られる快適さ等)があります。また、言葉や資料だけでは伝えることの難しい、複雑な商品やサービス(専門的な知識が必要なもの)もあります。こうした商品やサービスは、実際に商品を前にしたり現場に赴いたりして説明をしないとお客に理解してもらうことが難しく、オンライン商談の際には説明に工夫が必要になってきます。

オンライン商談を上手に活用するコツ

ここまでご説明してきたように、オンライン商談における悩みや課題はさまざまです。以下では、どのような解決策があるのかを紹介していきます。

配信環境、撮影環境を整える

オンライン商談をスムーズに進める為には通信回線の品質が大切です。Wi-Fi接続は環境に影響されやすく回線が安定しない場合もあるので、できれば有線でインターネットに繋ぐことをおすすめします。配信する機材に関しては、PCにカメラやマイクが内蔵されているか確認を。内臓されていなければPC用のカメラ、イヤフォンとマイクが一体となったヘッドセットを購入しましょう。セキュリティに関しては、商談相手との画面共有の時にPCの画面が共有されてしまうこともあるので、必要な情報以外は閉じておきましょう。

オンライン商談に特化したツールの導入

オンライン商談で多くの人に利用されているツールは「Zoom」や「Google Meet」
「Skype」など無料のツール(条件によっては有料)ですが、ITリテラシーの低い方には利用しづらい側面があります。そこでおすすめなのが、有料のツールを導入する方法です。これにより使いやすいインターフェイスでオンライン商談を行うことが可能になります。

ベルフェイス

「電話営業とオンライン商談を横断したツール。」

広く使われている「Zoom」では、事前にアプリケーションをインストールしたり、会議用URLを商談相手と共有したりする必要があります。しかし、「ベルフェイス」ならサイトに飛ぶだけで誰でもオンライン商談に接続可能。商談相手がアプリケーションをインストールしたり、営業担当者がURLを発行したりといった、面倒な作業が不要です。

ZEN TALK
「提案資料の設定・共有に特化したオンライン商談ツール。」

直感的な操作で誰でもすぐに使いこなすことができます。動画の利用やチャット機能も充実していて、商談相手とのスピーディな情報共有が可能です。

オンライン商談用に資料をつくりなおす

オンライン商談の際、対面で使用していた資料をそのまま使用していませんか? 対面とオンラインでは資料を見る環境が変わるため、オンライン商談に合わせて資料の内容やデザインを変更したほうがよいでしょう。変更する際のポイントは以下の通りです。

スライド1枚に情報を盛り込み過ぎない

伝えたいことはスライド1枚につきひとつを心がけましょう。オンライン商談は対面に比べて集中力を使うので、あれもこれもと盛り込み過ぎると商談相手が興味を失ってしまう恐れがあります。


フォントや図などは、見やすさや大きさに気を付ける

画面上で見る資料は相手のインターネット環境によっては解像度が荒くなることが想定されます。多少荒くなっても視認性が落ちないよう、フォントや使用するグラフ・図のサイズは大きく見やすいものに変更しておきましょう。


台本をつくる

台本をつくっておくことで、時間配分を事前に把握することができます。オンライン商談の際にも台本を確認しながら商談を進めることができます。


通しでリハーサルを行う

オンライン商談ではPC上で資料を切り替えるシーンが数多くあります。本番で慌てないよう、事前に配信ツールの起動から商談中に使う設定まで一通り触れて、インターフェイスに慣れておきましょう。最低限、「画面共有」「背景画像の設定」「録画機能」「チャット機能」の操作方法を確認しておくことをおすすめします。操作方法に慣れたら使用する資料を準備し、オンライン商談のリハーサルを行いましょう。


伝えることが難しい商品やサービスは動画を使って説明する

動画の情報量は文字情報の5000倍あると言われています。オンライン商談は時間が短くなりがちなので、情報を効率的に伝えるには動画を使った説明がおすすめと言えます。また、短調で一方的な説明になりがちなオンライン商談に、動画というエンターテイメント性のある資料を織り込むことで、商談相手を飽きさせずに商品を紹介することができます。

オンライン商談で動画が活用される理由

慣れないオンライン商談も、思い切って有料ツールを使ったり、いつもとは違うテイストで資料をつくったりすることでスムーズに進められることがおわかりいただけたと思います。以下では、オンライン商談で動画を活用するメリットを深堀りしていきます。

伝えることの難しい商品やサービスも、動画ならわかりやすく伝えられる

商品やサービスの「機能」や「スペック」はテキストや図でも伝えることができますが、実際に見たり触ってもらったりすることで価値がわかるものを伝えるには限界があります。
動画ならさまざまな手段で情報を伝えられるので、感覚的な訴求が可能になってきます。

プレゼンが属人的にならない

同じ商品やサービスでも営業する人によってプレゼンの印象は大きく変わってきます。動画を使ってプレゼンをすることで情報に偏りがなくなり、商談相手に正確な情報を伝えることができます。

サービス紹介の時間を短くすることで、商談相手へのヒアリングに時間をかけられる

前述したとおり、動画の情報量の多さはテキストや写真を大きく上回ります。商品を端的にわかりやすく動画で説明することで、プレゼンの時間を短縮し、余った時間を商談相手へのヒアリングに使うことも可能です。オンライン商談の限られた時間を効率的に使うことができるようになります。

資料をひとつの動画にまとめることで、話すことに集中できる

本来であれば話すことだけに集中したいオンライン商談。しかし、アプリケーションの切り替えなど、何かと“忙しい”のもオンライン商談の特徴です。動画を使えば、複数ある資料をひとつにまとめることが可能に。煩わしい作業が減り、話すことに集中しやすくなります。

商談後も相手側の社内共有資料として効果を発揮

オンライン商談後、動画を商談相手にも社内共用資料として使ってもらうことで、決済者に対しても商品の内容を正確に伝えることができます。

オンライン商談動画の事例

動画を活用することで、オンライン商談の可能性はどんどん広がっていきます。最後に、どういった動画がオンライン商談で使われているのか、事例をもとに紹介いたします。

株式会社大和

富士通アドバンストエンジニアリング

まとめ

オンライン商談が「新しい日常」となり、それに伴い新しい悩みや課題も出てきました。オンライン商談では限られた時間の中で、商品やサービスの内容を端的にわかりやすく説明することが求められます。商談の環境が変われば、そこで使われる資料にも変化が求められます。環境に最適化された資料として、わかりやすくエンターテイメント性のある動画が、オンライン商談における主流となっていくのではないでしょうか。

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